5 tips para ser más productivo en la era de las reuniones virtuales

Por: Universidad Tecmilenio
September 23 2021

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Hoy en día, es una práctica común trabajar de manera remota con tecnologías como los Zoom Rooms o Team Meetings. Hay ocasiones en la que se tienen que combinar las rutinas personales y laborales y el tiempo parece no alcanzar para cumplir ambas satisfactoriamente.

El exceso de conferencias, reuniones virtuales y la falta de límites en horarios aceptables puede causar fatiga, disgusto y un desgaste significativo en la productividad del capital humano. Por eso, te presentamos cinco ideas para ser una persona más productiva y mantener un buen nivel de energía en esta era de las reuniones online.

1. Asegúrate de tener los recursos tecnológicos adecuados

Es muy cansado entrar a una reunión online y tener que esperar a algún compañero o compañera con fallas en su micrófono, en su cámara, en su línea de internet o en su computadora en general. 

Para evitar ser “ese compañero”, asegúrate de conocer a fondo la configuración de tu computadora y tener todos sus dispositivos al día con sus actualizaciones de ser necesario.

Te recomendamos asegurarte que al momento de una reunión virtual, en tu espacio de trabajo nadie esté acaparando tu ancho de banda (por ejemplo, alguien en otro cuarto viendo una película en Netflix en una pantalla de 4K) y no tengas problemas al momento de tu reunión.

2. Trata de definir los objetivos y tener un plan de acción

Si eres el organizador de la junta, es importante que desde antes tengas definido qué objetivos se tienen que cumplir en la reunión virtual, el orden en que se tienen que tocar los temas y de ser posible, también tener un tiempo designado para revisar cada uno.

Una lista de tareas bien definida, además de incrementar la productividad de todos los participantes, hará que la junta no dure más tiempo del que sea necesario y los niveles de energía de todos se mantengan altos.

3. Separa adecuadamente tu vida personal de la laboral

Al trabajar desde casa, es muy común que ambas facetas de tu vida se crucen en algún punto, y tengas que asistir a una reunión virtual en la sala de tu casa mientras tus hijos juegan alrededor de ti. Esto, además de generar distracciones y retrasos en la junta, te dará un toque extra de estrés que puede impactar tu productividad personal.

Por ello, es importante considerar un espacio de trabajo casero libre de distracciones y que se parezca lo más posible a lo que sería tu espacio de trabajo tradicional. Acondiciona algún cuarto o espacio que tenga privacidad y una buena conexión de internet.

4. Haz una adecuada gestión de recursos humanos

Ese fenómeno de copiar a personas innecesarias en un correo electrónico con el afán de que hagan una labor de seguimiento o supervisión también se puede llegar a reflejar en una videoconferencia. 

Tener a más personas de las necesarias en un Zoom Room puede tener algunos efectos adversos, incluyendo extensiones innecesarias de la reunión online, darle carga extra al servidor con una cámara y micrófono que no eran necesarias y posibles distracciones por atender dudas u opiniones fuera de lugar. 

Planea bien tu lista de asistentes y si algún supervisor necesita saber qué se logró en la reunión, es mejor compartir alguna minuta o un reporte de lo sucedido de manera posterior.

5. Home Office no significa 24/7 en reuniones online

Este es un aspecto clave que ha hecho que la satisfacción laboral se desplome en algunos casos. En esta nueva era, prácticamente “vivimos” en la oficina, y es muy tentador y accesible atender temas laborales fuera de los horarios tradicionales de oficina.

Es importante poner límites en nuestros horarios y respetar los límites que nuestros compañeros decidan por ellos. Agendar conferencias virtuales a la hora de la comida o en la noche puede resolver alguna urgencia laboral, pero puede tener efectos adversos como una mala alimentación (que impacta a la energía de tu capital humano) y la falta de sueño, que puede tener efectos muy negativos a largo plazo.

 

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